整理収納アドバイザーの資格を取得しました。高度なスキル習得ということではありませんが、データ(情報)の取り扱いに生かすために整理整頓の考え方を体系的に学ぶことができました。
今回のコラムでは、整理収納アドバイザー資格取得の学びから、3つのポイントを紹介します。
整理と収納
整理とは何でしょう？収納とは何でしょう？
辞書に載っている言葉の意味もありますが、考え方としての定義はそれぞれ明確にしておかなければなりません。
整理の定義：不要なものを取り除く、そして区別する
収納の定義：収納は整理の後に行い、ものを使いやすい状態にする
いつまでもディスク内にあるデータ、保存期間を過ぎた書類などはないでしょうか。
不要なデータや書類は取り除き(整理)、アーカイブ(収納)することが大切です。
モノとヒトの関係
整理収納をする上で、モノとヒトの関係はとても重要なファクターです。
ヒトによって、そのモノが必要なモノなのか不要なモノなのか、また収容する場所も大きく変わるからです。
そのために以下の4つの領域で区別すること(整理すること)が重要になります。
アクティブ領域：ヒトとモノとの関係が最も活性化している領域のこと (よく使うモノ)
スタンバイ領域：モノがすぐに活かされるように待機している領域のこと (いつもは使わないが、すぐに使える状態にあるモノ)
プロパティ領域：すぐにモノが活かされる状態にない所有しているだけの領域のこと (なんとなく所有しているモノ)
スクラップ領域：モノが活かされる状態になく、廃棄を待つのみの領域のこと (ゴミ)
プロパティ領域、スクラップ領域を出来る限り少なくすることが大切です。
整理収納による効果
企業にとって整理収納によって得られる効果は4つあります。
時間的効果：作業効率の向上、生産性の向上、残業時間の低減
経済的効果：人件費の削減、備品などの節約、スペースの無駄の軽減
精神的効果：仕事に集中、ミスの減少、コミュニケーションの活性化
対外的効果：対外的な信頼(社員間、企業間)
この4つの効果が組み合わさることによって、企業の利益向上に寄与できるとも言えます。
以上の3つのポイントを企業のデータ(情報)の取り扱いの方法に当てはめてみたらいかがでしょうか。
『保有しているデータ(情報)を洗い出し、整理(区分)し収納(保管)する。』
このことを繰り返すことで、業務効率が上がり、仕事がしやすくなり、売上・利益の向上が見込めるというわけです。
みなさんもデータの整理整頓にチャレンジしてみませんか。
結論：データ(情報)の整理整頓で売上アップ！
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